משרד הבטחון מבצע את התשלום לספקים תמורת הספקת הטובין / שירותים על פי
חשבוניות, הנשלחות אליו ע"י הספק על סמך תנאי ההזמנה.
החשבונית מתקבלת ע"י המזמין (הגורם הרוכש באחד מאגפי הרכש במשהב"ט)
אשר בודק התאמתה לשני המסמכים הבסיסיים האחרים - ההזמנה ואישור קבלת
טובין/שירותים. הבדיקה כוללת את כל פרטי החשבונית לרבות התאמה בזהות
המסמכים (מספר הזמנה, מספר ספק), סוגי הפריטים והכמויות, מידע לגבי אריזה,
הובלה, העמסה, ביצוע שירות וכיוב'.
אישור קבלת הטובין
או ביצוע השירות ("אישור קבלה") חייב להישלח ע"י הספק
אל הגורם המזמין באגף הרוכש (מנה"ר, מפא"ת, אמו"ן). כאישור קבלה תקף תהווה
תעודת משלוח של הספק כשהיא חתומה ע"י נציג היחידה הצבאית המקבלת. תעודת
המשלוח תתיחס לחשבונית אחת בלבד.
במקביל מתקבלים במערכת גם
שוברי קבלה
שנשלחים למשהב"ט מבסיסי הצבא,
אליהם בוצעה האספקה. שוברי הקבלה מושווים לנתוני האספקה ע"פ ההזמנה. כל
אי-התאמה שמתגלית נבדקת. בהתאם לממצאים יחויב הספק בהשלמת האספקה
או בתשלום.
בהזמנות במחיר קבוע, במקרים שבהם תנאי ההתקשרות כוללים סעיפי הצמדה
ואישור תוספת תשלום בגין ההצמדה, על הספק להגיש חשבונית נפרדת בגין
הפרשים אלה (
"חשבונית התייקרות"
) ולציין בה את מספרי החשבוניות המקוריות
אליהן היא מתייחסת. (אלו האחרונות מכילות מחירים מקוריים בלבד). כמו כן
לחשבונית ההתייקרות יש לצרף תחשיב המפרט את חישובי ההצמדה לרבות בסיסי
הצמדה, תקופות ומדדים וכד'.
בהזמנות בהחזר עלות תוגש חשבונית אחת בלבד שכוללת הן את סכום הבסיס והן
את ההתייקרות.
בהזדמנות "משיכה" החשבונית מוגשת כשהיא כוללת גם את ההתיקרויות בנוסף
לסכום הבסיס ומצורף לה שובר הקבלה או אישור על ביצוע השרות שהספק קיבל
מהגוף הדורש. החשבונית מוגשת לגוף הרוכש או לאכ"ס - לפי תנאי ההזמנה.
לאחר אישור החשבונית ע"י המזמין (במשהב"ט) , היא מועברת לאגף הכספים,
לבדיקה ותשלום.
הסבר לתיקון טעויות בחשבונית, מופיע בהודעת
הזיכוי בפירוט שורת החשבונית.
תשלומים מקוונים
